Pengaturan Halaman dan Opsi Tampilan/Pencetakan

Pengaturan halaman adalah pengaturan yang terkait dengan margin, jenis kertas, orientasi, mengatur cakupan
data dalam setiap lembar, header, dan footer. Sebelum kamu mencetak data dalam sheet, sebaiknya kamu memeriksa dahulu lembar kerjamu melalui opsi tampilan dan pratilik-cetak (print-preview). Pemeriksaan ini terutama mengecek data yang tercakup pada halaman cetak dalam arah mendatar (arah ke kanan).

Mengapa sebaiknya hal tersebut dilakukan? Karena MSExcel tidak seperti MSWord yang daerah kerjanya dibatasi secara langsung oleh margin dan fasilitas wrapping. Kalau pun ada objek yang melebihi margin, maka saat pencetakan tidak akan tercetak.

Berbeda dengan MSExcel, daerah kerja yang disediakan demikian besar (16.384 kolom). Penentuan margin, tentu ada, namun tidak akan berefek pengabaian pencetakan, karena seberapa lebar data (atau seberapa banyak kolom) yang akan dicetak, akan tetap dicetak. Jika tidak cukup muat dalam satu halaman, MSExcel akan menempatkan pada halaman berikutnya.

Perhatikan tampilan Page-Layout di bawah ini, disebabkan lebar tabel data yang akan dicetak melebihi daya tampung lebar halaman maka kolom terakhir ditempatkan di halaman ke-2:

Tampilan Page-Layout

1. Pengaturan Halaman dan Opsi Tampilan

Pengaturan halaman di sini menyangkut header, footer, margin, page layout, page-break preview, jenis kertas, orientasi, dan view grid.

a. Tata Letak Halaman dan Cetakan

Untuk melakukan pengecekan cetakan halaman, ada 2 fasilitas yang perlu kamu ketahui, yaitu:

1. Page layout (tata letak halaman)
2. Page-break preview (pratilik pemisah halaman)

Dua fasilitas ini ada pada grup Workbook Views pada tab View dan terdapat juga di Status Bar.

Grup Workbook Views

Jika kamu pilih Page Layout maka akan ditampilkan tampilan tata letak halaman jika lembaran kerja ini dicetak. Berikut contoh tampilannya.

Tampilan setelah pemilihan Page Layout.

Contoh kasus Carta yang terpotong.

Selain menggunakan Page Layout, kamu juga bisa memeriksanya melalui tampilan Page Break Preview. Melalui tampilan ini, akan ditunjukkan “page-break”, baik “page break” yang diberikan karena kendala batas bawah halaman, maupun “page break” karena kendala batas kanan halaman.

Hal yang perlu diketahui, baik sedang pada posisi Page Layout maupun Page Break Preview, kamu tetap bisa mengedit lembar kerja. Oleh karena itu, kamu bisa mengatur ulang tata letak objek begitu melihat objek tersebut dalam posisi “terbelah” di antara 2 halaman.

Pada contoh halaman dengan carta terpotong di atas, kamu bisa menggeser carta yang berada di antara 2 halaman, atau untuk contoh yang kolomnya terpisah bisa dengan mengatur ulang lebar kolom-kolom dan ukuran font. Khusus untuk penggunaan Page Break Preview, kamu bisa secara visual menggeser posisi page-break. Efek dari cara ini ada 2 kemungkinan, yaitu sebagai berikut.

1. Secara fisik memindahkan posisi kode page-break (analoginya seperti memberikan Ctrl+Enter pada MSWord). Ini untuk kasus jika objek yang terpotong dipindahkan ke halaman berikutnya (konteksnya “mengalah”).
2. Mengubah tingkat pembesaran/pengecilan dari lembar kerja. Ini untuk kasus jika bagian yang terpotong “dipaksa” masuk ke halaman sebelumnya.

Untuk memindahkan kode page-break, kamu bisa langsung menggeser dengan cara klik-drag pada garis putus-putus penanda batas halaman.

Memindahkan kode Page Break.

Gambar kanan adalah tampilan yang sudah diubah lokasi “page-break"-nya. Karena bagian atau objek yang terpotong “mengalah” dipindahkan ke halaman berikutnya, maka tidak ada perubahan ukuran keseluruhan lembar kerja (level zoom tetap 100%). Untuk menunjukkan efek cara ke-2, perhatikan contoh berikut.

Perubahan rasio akibat pemindahan page-break.

Akibat dari “memaksa” suatu kelompok sel masuk ke suatu halaman akan berpengaruh terhadap rasio dengan ukuran aslinya. Pada contoh di atas data “Biaya Proyek A” semuanya diperkecil menjadi 92%.

b. Header dan Footer

Header dan Footer dapat langsung diisi pada saat jenis tampilan menggunakan Page Layout. Begitu kamu klik bagian Header atau Footer maka pada Ribbon akan muncul menu kontekstual, yaitu Header & Footer Tools, dengan satu tab di bawahnya, yaitu Design, seperti yang ditunjukkan berikut ini.

Header & Footer Tools

Beberapa fungsi dari ikon tersebut sebagai berikut.

1. Header atau Footer, berisi kombinasi siap pakai elemen header/footer.
2. Page Number, nomor halaman.
3. Number of Pages, jumlah total halaman.
4. Current Data, Current Time, tanggal, dan jam saat ini.
5. File path, File Name, Sheet Name, path, file workbook, dan nama sheet.
6. Picture, untuk menyisipkan gambar, dan sebagainya.

c. Pengaturan Page Layout Lainnya

Saat kita sedang berada pada tampilan Page Layout maka tab yang aktif pada Ribbon adalah Page Layout.

Tab page Layout.

Beberapa fungsi dari ikon tersebut sebagai berikut.

1. Margin, Orientation, Size: berkaitan dengan pengaturan margin, orientasi, dan ukuran kertas yang digunakan. Dialog box Page Setup bisa diakses di menu Margin.
2. Print Area: cakupan data yang akan dicetak. Ini untuk kebutuhan mencetak sebagian data (range sel).
3. Breaks: untuk pemberian page-break (semacam Ctrl+Enter pada MSWord), menghapus page-break, dan me-reset seluruh page-break)
4. Background: pemberian gambar latar.
5. Print Title: untuk memberikan kelompok sel yang diinginkan muncul di setiap halaman (di atas halaman jika bentuknya baris dan di kiri halaman jika bentuknya kolom).
6. Width dan Height: kamu bisa menentukan suatu kelompok/range sel mau dijadikan menjadi berapa halaman.
7. Scale: mengatur zooming seperti yang sudah dibahas pada SubBab (a) “Tata Letak Halaman dan Cetakan” di atas. Ini bisa diatur juga melalui dialog box Page Setup tab Page > Scaling.
8. Gridlines dan Headings: untuk menampilkan/tidak menampilkan atau mencetak/tidak mencetak grid dan headings.

2. Pengaturan dan Opsi Pencetakan

Selain pengecekan menggunakan penampilan halaman, disarankan juga kamu memeriksa melalui Print Preview sebelum benar-benar mencetaknya menggunakan printer. Print Preview dapat diakses melalui Office Button > Print > Print Preview atau dapat pula menggunakan shortcut Alt+FWV.

Melalui Print Preview, kamu dapat mengatur kembali apa yang ada di dialog box Page Setup, yaitu:

1. Scaling (pengaturan zooming);
2. Header-Footer;
3. Margin;
4. Print area;
5. Print Title (kolom atau pun baris);
6. Gridline dan headings/

Selain itu beberapa opsi yang bisa diatur dalam pencetakan, di antaranya sebagai berikut.

1. Page order (urutan halaman yang akan dicetak)
2. Kualitas cetakan (draft atau final)