Kop Surat: Contoh dan Cara Membuatnya

Salah satu sarana dari komunikasi yang hingga saat ini masih digunakan yaitu surat menyurat. Kegiatan surat menyurat ini telah ada sejak jaman Mesir kuno sekitar tahun 2000 sebelum masehi. Pada jaman ini, surat biasanya berupa dokumen dokumen dari pemerintahan jaman itu yang dikirimkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Pada jaman mesir kuno ini, amplop surat yang digunakan untuk membungkus surat biasanya berasal dari bagian sayuran atau kadang juga menggunakan kulit dari hewan sebagai pembungkus surat.

Pada artikel postingan ulasan plengdut.com kali ini, kita akan belajar mengenai contoh contoh serta penulisan atau pembuatan kop dari surat. Kepala yang tercantum dibagian surat ini biasanya menyatakan bahwa surat tersebut merupakan surat resmi sedangkan yang tidak menggunakan kop biasanya merupakan jenis surat yang tidak resmi. Sebagai contoh surat yang tidak menggunakan kop atau surat tidak resmi yaitu surat pribadi, pada bentuk surat pribadi ini biasanya tidak tercantum kepala surat, dikarenakan surat ini bukanlah surat resmi.

Sedangkan penggunaan kepala surat biasanya dikeluarkan oleh suatu badan lembaga, instansi maupun sebuah organisasi. Contoh misalnya dikeluarkan oleh Pemkot, Lembaga Sosial, Perusahaan dll. Contoh lainnya juga yaitu biasanya digunakan pada undangan resmi. Keberadaaan kop inilah yang menandakan bahwa surat tersebut resmi dikeluarkan oleh badan-badan atau organisasi tersebut. Selain itu juga, adanya kepala atau header di bagian surat ini bisa membantu si penerima tau dari mana asal surat itu dikirimkan dan dikeluarkan oleh badan/instansi/organisasi apa yang tertera jelas pada kop.

Jenis Serta Ciri Surat
Dari beberapa artikel yang plengdut baca di media internet, ada beberapa situs yang mengajarkan cara membuat tutorial kop untuk surat pribadi. Padahal di dalam pelajaran Bahasa Indonesia, jenis surat pribadi sebenarnya tidak membutuhkan kop atau kepala surat. Begitu juga aturan surat menyurat secara umum di berbagai negara.

Agar kalian tidak salah menggunakan kop untuk keperluan surat menyurat ini, maka sekiranya perlu untuk kita ketahui beberapa jenis surat beserta ciri ciri surat yang ada secara baku dan mana yang harus menggunakan kop serta mana yang tidak menggunakan kop. Dalam pelajaran Bahasa Indonesia, secara umum surat bisa di kelompokan dalam 3 macam, yaitu surat niaga, surat dinas dan bentuk surat pribadi. Jika dikelompokan berdasarkan tujuan dikeluarkan surat atau pemakaiannya maka jenis surat juga dikelompokan menjadi 3, yaitu surat resmi, surat pribadi, dan surat dinas. Mari kita simak uraian dari kesemua jenis surat tadi berikut mengenai berbagai macam surat ini:

1. Bentuk Surat Pribadi
Jenis surat ini merupakan surat yang ditulis untuk media komunikasi baik itu dengan teman, saudara, keluarga, maupun sahabat. Surat ini juga dikeluarkan tidak untuk keperluan resmi melainkan bersifat pribadi. Beberapa ciri khusus pada surat ini diantaranya adalah:

• Kop atau bagian header/kepala surat tidak diperlukan dalam menulis surat pribadi ini, hal ini dikarenakan surat ini bukanlah jenis surat yang resmi.
• Begitu juga dengan penggunaan nomor surat tidak diperlukan pada penulisan surat pribadi.
• Tata bahasa yang digunakan dalam penulisan surat pribadi ini juga bersifat bebas, dikarenakan surat ini bukan merupakan surat formal atau resmi. Contoh tata bahasa pada surat pribadi ini misalnya: "Hai kawan, apa kabarmu disana?" atau "Nyak Babe mau minta di beliin apa nih, minggu depan gua pulang nih" dan lain sebagainya.
• Selain tata bahasa yang bebas, format surat ini juga sifatnya bebas. Jadi pada surat pribadi ini tidak ada penggunaan setempel atau logo atau format-format surat yang lainnya.

2. Bentuk Surat Resmi
Surat jenis ini umumnya dikeluarkan untuk kepentingan yang formal atau resmi. Surat ini bisa dikeluarkan oleh:

• Perseorangan, contoh : Surat undangan
• Instansi maupun organisasi, contoh: Surat edaran, surat pemberitahuan, surat undangan dan sebagainya.

Ada beberapa ciri yang ada pada surat resmi ini, diantaranya:

• Pada surat resmi, selalu ada kop atau bagian header surat
• Perihal, lampiran, dan nomor surat juga dicantumkan pada jenis surat ini
• Tata bahasa yang digunakan surat ini adalah tata bahasa yang baku
• Surat ini juga harus di sertai penggunaan salam penutup dan pembuka
• Adanya penggunaan logo, stempel, atau cap resmi dari instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat ini
• Format surat biasanya memiliki aturan baku

3. Bentuk Surat Niaga
Jenis surat ini biasanya dikeluarkan oleh perusahaan, usaha jasa maupun industri. Berdasarkan fungsi surat ini dikeluarkan sebagai komunikasi untuk menjalin hubungan dengan pihak lain yang berhubungan dengan kegiatan jual, beli, produksi dan lain sebagainya. Surat ini umumnya berupa kwitansi, surat jual beli, dan berbagai macam surat perdagangan. Contoh lain surat niaga ini misalnya surat penagihan maupun penawaran.

4. Bentuk Surat Dinas
Surat ini umumnya dikeluarkan instansi, lembaga maupun perusahaan yang berhubungan dengan kinerja pegawainya. Beberapa ciri yang bisa kita perhatika pada surat ini yaitu:

• Terdapat kop pada surat dari lembaga,instansi, atau perusahaan yang bersangkutan
• Tercantum perihal, lampiran dan nomor pada surat
• Penggunaan salam yang baku
• Tata bahasa baku
• Adanya cap, logo dan setempel dari lembaga, instansi atau perusahaan yang mengeluarkan surat
• Format surat biasanya dibuat khusus dari instansi yang bersangkutan

Dari penjelasan ciri dan jenis surat tadi, sekarang kalian telah paham mana surat yang membutuhkan kop dan mana surat yang tidak membutuhkan header.

Bagian-bagian Kepala Surat

Seperti yang telah dijelaskan diatas, bahwa untuk mengeluarkan surat resmi dari suatu badan atau instansi, diwajibkan memiliki kop atau kepala surat. Kepala surat ini menjadi ciri bahwa surat tersebut merupakan surat yang resmi. Lalu, bagaimanakah cara membuat kepala dari surat ini?

Untuk membuat kop (selanjutnya kita sebut sebagai header/kepala surat) yang merupakan bagian dari surat yang resmi ini, perlu kalian perhatikan bagaian-bagian format penyusun header ini. Contoh bagian_bagian format header yang harus ada dan merupakan penyusun kepala surat ini diantaranya sebagai berikut:

1. Kepala surat harus memiliki atau tercantum nama organisasi, lembaga, maupun instansi yang mengeluarkan surat resmi tersebut. Contoh misalnya dikeluarkan oleh PDAM maka harus tertera juga PDAM.
2. Pada bagian header juga harus tertera alamat jelas dari kantor instansi, lembaga, organisasi yang mengeluarkan surat tersebut. Sebagai contoh, kantor PDAM terletak di jl.pendidikan no.10, maka harus tertera juga di kepala surat.
3. Kepala surat juga harus memiliki alamat contact yang jelas agar bisa dihubungi, contoh misalnya berupa email, no faximili, maupun no telepon yang kesemuanya harus ada di bagian kepala surat ini.
4. Pada header juga harus tercantum kode pos sehingga penerima tahu dari wilayah mana surat tersebut dikeluarkan.
5. Logo instansi, perusahaan maupun organisasi yang mengeluarkan surat tersebut harus tertera pada bagian kepala/header.
6. Website resmi dari perusahaan, organisasi, maupun instansi yang bersangkutan bisa di pasang di bagian kop juga.

Mengenali Surat Palsu Berdasarkan Kop

Setelah kita mengetahui apa saja yang harus tertera di kepala surat atau bagian~bagian header tadi, sekarang kita akan mempelajari sedikit trik atau cara mengenali surat resmi tapi palsu yang dikeluarkan pihak-pihak tidak bertanggung jawab dengan mengatas namakan suatu instansi, perusahaan, maupun organisasi.

Contoh untuk mengetahui surat palsu dari ciri pada bagian kop yaitu sebagai berikut:

1. Perhatikan nama organisasi, instansi dan lembaga yang mengeluarkan surat tersebut pada kop, dan cocokan dengan alamat pada header dari surat tersebut. Bila perlu lakukan crosscheck ke alamat tersebut apakah benar lembaga, instansi, organisasi yang mengeluarkan surat tersebut beralamat kantor di alamat yang tertera di header. Contoh, jika tidak ada kantor dari perusahaan/instansi yang mengeluarkan surat tersebut di alamat yang tercantum pada header, atau tidak sesuai, maka kalian harus curiga.
2. Perhatikan juga alamat contact seperti no telepon, email maupun fax yang ada pada header. Jika pada header yang di cantumkan alamat contact berupa no hp (handphone) maka kalian wajib waspada. Hal ini dikarenakan no hp bersifat mobile atau berpindah-pindah, sedangkan header dari surat yang resmi umumnya mencantumkan no resmi kantor yang biasanya disertai kode no wilayah pada bagian depannya dan no ini tidak bersifat mobile.
3. Perhatikan juga alamat email yang digunakan pada kop. Sebagai contoh apabila bagian header dari surat yang kita terima berasal dari Pemprov Jatim, tapi alamat emailnya menggunakan alamat email gratisan, contoh seperti pemprovjatim@gmail.com atau pemprovjatim@yahoo.com maka kalian wajib waspada dan curiga. Hal ini dikarenakan instansi yang mengeluarkan surat tersebut memiliki website resmi yang beralamat di jatimprov.go.id sehingga email yang seharusnya tercantum di header adalah email dengan akhiran website resmi mereka, misalnya info@jatimprov.go.id
4. Website resmi juga di era teknologi yang berkembang pesat ini menjadi salah satu bahan autentik resminya surat tersebut. Contoh misalnya yang tercantum di header www.jatimprov.go.id maka surat ini bisa dikatan resmi dari pemerintah provinsi jatim dikarenakan domain go.id memiliki arti goverment Indonesia dan bukan domain sembarangan, jika di bagian header tercatum web resmi, dan ternyata cocok juga dengan email resmi yang berakhiran jatimprov.go.id pada kop tersebut bukan menggunakan email gratisan seperti yahoo maupun gmail.

Membuat Kepala Surat

Untuk membuat bagian kop atau kepala surat ini, bisa kalian gunakan perangkat lunak seperti microsoft word. Kali ini akan plengdut berikan contoh membuat header surat menggunakan microsoft word 2007 yang membutuhkan waktu beberapa menit saja, dan nantinya suatu saat akan kalian gunakan di dunia kerja kalian, entah itu header untuk tempat bekerja kalian maupun header untuk perusahaan yang kalian dirikan.

Langkah pertama untuk membuat kop yaitu, bukalah microsoft word 2007, kemudian masuk menu tab insert dan pilihlah option header seperti pada gambar berikut:

Contoh langkah awal membuat kepala surat

Jika sudah di klik, maka akan muncul berbagai macam jenis tampilan header yang bisa kita gunakan sebagai kop seperti contoh gambar berikut ini:

Contoh pilihan menu header surat yang bisa kita gunakan sebagai kop

Silahkan dipilih sesuai keinginan kalian, kebetulan pada contoh tutorial kali ini saya menggunakan pilihan pertama yaitu versi header Blank sebagai kop. Jika sudah dipilih, langkah ke 3 selanjutnya silahkan diisi dengan nama perusahaan, alamat, email, dan bagian-bagia`n lainnya pada kop seperti yang telah di jelaskan sebelumnya.

Untuk memasukkan gambar atau logo kop perusahaan kalian, silahkan klik pilihan menu picture seperti contoh gambar di bawah ini dan pilih file gambar mana yang akan digunakan.

Contoh langkah memasukan logo di kepala surat

Langkah selanjutnya yaitu memulai pengaturan, untuk pengaturan posisi tulisan bisa kalian sesuaikan dengan keinginan kalian bisa di tengah atau center atau di samping kanan atau rata kanan. Akan tetapi umumnya kop yang digunakan pada sebuah surat biasanya posisinya di tengah atau center walaupun ada juga yang disamping kanan atau rata kanan.

Sedangkan untuk logo gambar yang kita insert tadi, bisa kita gunakan option text wrapping untuk memudahkan dalam pengaturan bagian kepala surat atau kop ini. Caranya cukup klik gambar logo yang kita masukan, kemudian klik kanan dan pilih text wrapping. Maka akan muncul lagi pilihan text wrapping, silahkan dipilih in front of text untuk memudahkan pengaturan posisi gambar. Peratikan gambar contoh berikut ini:

Contoh gambar editing wrapping pada pembuatan kepala surat

Sekarang coba geser gambar logo header kalian dan tempatkan sesuai dengan posisi yang kalian inginkan pada kop dari surat. Setelah posisinya sesuai dengan yang kalian inginkan, pada text surat bagian kepala ini tekan enter satu kali seperti contoh pada gambar dibawah ini, dan sekarang saatnya kita akan membuat garis.

Editing contoh saat menggambar garis buat kop untuk bagian surat

Untuk membuat garis, silahkan kalian klik icon borders and shading seperti terlihat pada contoh gambar diatas yang plengdut kotakin merah. Jika sudah, silahkan pilih style garis yang akan digunakan serta settingan lainnya seperti gambar contoh berikut:

Contoh menu pilihan style garis untuk membuat kepala atau kop.

Jika telah selesai mengatur tampilan garis yang akan digunakan pada bagian header untuk surat, maka langkah selanjutnya silahkan di klik 2x pada area di bawah header tersebut untuk mulai menulis surat. Perhatikan contoh gambar berikut ini:

Contoh jadi kop atau kepala surat yang dibuat menggunakan MS Word 2007

Bagaimana? Cukup mudah bukan membuat sebuah header atau bagian kepala dari surat menggunakan microsoft word 2007 dari contoh diatas?

Contoh contoh Bentuk Kop Surat

Sebagai referensi tambahan kalian, berikut ini plengdut berikan beberapa contoh kop dari surat resmi pada beberapa instansi yang plengdut temukan dari google search image.

Contoh gambar header dari surat milik koperasi. Gambar contoh surat ini telah memenuhi syarat bagian-bag`ian kepala surat

Contoh bentuk header gambar surat kementrian kesehatan. Dari contoh surat ini juga telah memenuhi syarat bagian-ba`gian dri kepala surat

Contoh bentuk header dari surat Pemkot Jogja. Dari contoh surat ini juga telah memenuhi syarat bagian-bagian kepala dari surat

Itulah tadi urain plengdut tentang bagaimana cara membuat kepala surat atau kop, dan juga beberapa contoh bentuk kop yang ada pada sebuah surat resmi. Semoga bisa membantu pengetahuan kalian semuanya.