Tipe Data dan Sel Format

1. Tipe Data

Pada postingan sebelumnya, kamu telah melakukan latihan dengan lembar kerja sederhana dengan mengentri data berikut.

Tampilan entrian data

Saat kita mengentri data angka ke kolom B dan kolom D, tampak angka ditulis dengan jenis penjajaran/perataan kanan. Adapun kolom C dan baris 2 ditulis dengan jenis kiri.

Jika data yang dientri berupa angka, format tanggal, atau jam maka akan diidentifikasi sebagai data dengan tipe angka/numerik (number). Oleh karena itu, penulisannya secara default adalah kanan. Adapun data entrian yang berupa abjad/huruf akan diidentifikasi sebagai data dengan tipe teks (text). Oleh karena itu, penulisannya secara default adalah kiri.

Berikut ini adalah beberapa contoh tentang seperti apa kita mengentri data dan bagaimana MSExcel menerima dan menampilkannya.

Contoh entrian data

Berikut ini penjelasan dari contoh di atas.

• Nomor 1, 2, 3, 4: berkaitan dengan titik dan koma yang valid untuk Regional & Language Options yang berlaku.
• Nomor 5: penulisan angka yang bukan % tak terpengaruh dengan format sebelumnya.
• Nomor 6 dan 7: menunjukkan format jam yang diterima (tanpa detik), sehingga begitu diedit, akan tetap mengikuti format sebelumnya.
• Nomor 8: penulisan jam yang lengkap dengan detik.
• Nomor 9: penulisan tanggal yang lengkap dengan jam.
• Nomor 10 dan 11: berkaitan dengan Regional & Language Options yang berlaku.
• Nomor 12 dan 13: format yang diterima sesuai dengan entri yang dilakukan
• Nomor 14: penulisan dengan jenis mata uang sesuai Regional & Language Options.
• Nomor 15 dan 16: menunjukkan format penulisan % yang diterima. Begitu diedit, akan tetap mengikuti format sebelumnya.

2. Mengatur Sel Format

Fasilitas Format Cells adalah fasilitas untuk menentukan bagaimana dan cara data dalam sel ditampilkan. Dengan demikian, fasilitas ini tidak digunakan untuk mengubah tipe datanya. Artinya, walau suatu angka ditentukan sebagai Text melalui Format Cells, namun operasi numerik tetap dapat dilakukan pada sel tersebut, contohnya sebagai berikut.

Operasi numerik pada sel

M19 dan N19 tipe numerik, O19 berisi formula penjumlahan M19+N19. M19, N19 di-copy ke M20, N20, lalu M20 diubah menjadi tipe Text, O20 berisi formula penjumlahan M20+N20: operasi numerik tetap dapat dilakukan. M20, N20 di-copy ke M21, N21, lalu O21 diisi operasi penggabungan teks (tetap dapat dilakukan).

Untuk menggunakan perintah Format Cells, dapat dilakukan dengan cara klik kanan atau menggunakan tab Home grup Number, dan Font.

Tab Home grup Number

Jika menggunakan klik kanan, akan tampil dialog box berikut.

Dialog box Format Cells

Dialog box Format Cells tab Number di atas juga dapat ditampilkan melalui Format Cells Number dialog box Launcher pada tab Home grup Number. Adapun tab Font pada Format Cells dialog box dapat diakses juga melalui Format Cells Font dialog box Launcher pada tab Home grup Font. Sama juga untuk tab , yaitu melalui Launcher pada grup tab Home.

Kembali ke tab Number pada dialog box Format Cells, deskripsi Category dijelaskan sebagai berikut.

Kategori	Keterangan
Kategori	Format standar sesuai dengan data yang dimasukkan.
Number	Format angka dengan opsi pengaturan digit desimal dan opsi pemberian pemisah ribuan.
Currency	Format angka dengan tampilan simbol mata yang letakkan mengikuti letak angkanya, dengan opsi pengaturan digit desimal.
Accounting	Format angka akuntansi dengan tampilan simbol mata uang diatur rata kiri berdasarkan jumlah angka terbanyak, dengan opsi pengaturan digit desimal.
Date	Format tanggal dengan tanda pemisah /, - atau spasi di antara hari, bulan dan tahun.
Time	Format waktu dalam jam, menit dan detik dengan atau tanpa keterangan AM/PM.
Percentage	Format angka dengan tampilan tanda %.
Fraction	Format dengan tampilan angka pecahan seperti ½.
Scientific	Tampilan angka dengan notasi ilmiah (eksponen).
Text	Tampilan angka sebagai teks diatur rata kiri.
Special	Format khusus dalam database seperti kode pos, dsb.
Special	Membuat format tampilan sendiri, simbol # menyatakan satu angka dan 0 mewakili angka 0.

a. Pengaturan Number

Jika kita lihat tabel deskripsi kategori di atas maka kita dapat mengatur tanda koma dengan cara memilih kategori Number lalu mengatur jumlah angka desimalnya atau memilih apakah akan menggunakan pemisah ribuan atau tidak. Namun untuk kesigapan dalam bekerja, disarankan dialog box tersebut hanya untuk penyetelan yang sifatnya khusus (pilih opsi atau custom). Untuk pengaturan sel format yang umum disarankan menggunakan grup Number pada tab Home.

Grup Number

b. Pengaturan Font dan Border

Kamu tentu sudah terbiasa dengan penyetelan Font dan Border pada MSWord. Dengan demikian, ikon yang terkait dengan font tentu tidak asing, seperti ikon untuk mengganti jenis font, ukuran, font style, warna foreground (warna teksnya), warna background (latar), juga ikon penambah (increase) atau pengurang (decrease) ukuran font.

Latihan :
Sebagai latihan menggunakan sel format, entri data berikut.

Kemudian, gunakan ikon grup Number pada tab Home untuk mengatur tampilan data di atas sedemikian rupa sehingga tampil sebagai berikut.

Ikon grup Number

Kemudian, atur tampilannya menjadi seperti contoh berikut.

Catatan:
Header tabel menggunakan font Arial 11, sedangkan yang lainnya Calibri 11.

c. Pengaturan

Ikon fungsi atau perintah yang ada di grup tab Home adalah sebagai berikut.
1) Horizontal (perataan/penjajaran horisontal): kiri, kanan, tengah (center).
2) Vertical (perataan/penjajaran vertikal): atas, bawah, tengah (biasanya disebut “middle”).
3) Orientation: isi sel dapat diatur/diputar/mengarah dengan sudut tertentu.
4) Indentation/pelekukan/penjorokan.
5) Text control, di mana pilihannya adalah sebagai berikut.

• Wrap text (isi sel ditekuk ke bawah seperti pada MSWord saat mencapai margin), sedangkan pada MSExcel dibatasi oleh lebar sel;
• Shrink to fit: isi sel akan diatur ukurannya sesuai lebar sel (hanya berlaku jika lebar sel diperkecil);
• Merge cells: menggabungkan beberapa sel menjadi satu. Pilihannya yaitu Merge & Center, Merge Across, Merge Cells, dan Unmerge Cells

6) Text direction, ada 3 opsi, yaitu context, left-to-right, dan right-to-left. Normalnya adalah Context (sama dengan left-to-right). Jika diganti menjadi left-to-right maka saat kamu menggerakkan kursor untuk mengedit isi sel, arahnya dibalik.

Berikut beberapa ilustrasi dari opsi-opsi pengaturan dan indentation.

Opsi-opsi pengaturan dan identation

Contoh di atas terkait dengan penggunaan dialog box Format Cells, tab , seperti yang ditunjukkan berikut ini.

Dialog box Format Cells

Berikut ini adalah ilustrasi dari contoh penggunaan Shrink to Fit, Wrap, dan Merge.

Contoh penggunaan Shrink to Fit, Wrap,
dan Merge.

Berdasarkan contoh di atas, keterangannya adalah sebagai berikut.

1. Sel yang di-wrap, otomatis tinggi barisnya akan berubah sesuai kebutuhan (yaitu untuk sel F22);
2. Baris 24 belum di-merge (sengaja kursor diletakkan pada G24 untuk menunjukkan bahwa sel masih mandiri). Adapun baris 25 sudah di-merge untuk sel F25, G25, H25, I25, dan J25;
3. Sel F27 dan F28 semula berisi isi yang sama. Mergecells akan mengakibatkan hanya sel yang paling atas yang dipertahankan isinya.
4. Jika diinginkan melakukan merge untuk beberapa kolom pada setiap baris (bukan campuran kolom dan baris) maka gunakan Merge Across.