Dasar-Dasar Operasi Kolom dan Baris

1. Mengatur Lebar Baris dan Kolom

Pada pembahasan sel format sebelumnya, telah disinggung tentang teks yang ditekuk sesuai batas atau lebar selnya (wrap teks). Namun, dalam keadaan normalnya (default), sel yang diisi dengan angka yang melebihi lebar selnya akan diubah menjadi tampilan angka scientific (dapat dilihat pada contoh tampilan di halaman berikutnya) dan tidak semua angka ditampilkan karena ada di belakang koma desimalnya.

Adapun untuk teks yang dientri melebihi kapasitas selnya akan tampil menembus sel di sebelahnya, selama di sel sebelahnya tidak ada isinya.

Namun, ini adalah pengaturan default-nya, karena kamu juga bisa membuat agar teks yang melebihi lebar selnya disembunyikan (walau sel di sebelahnya kosong), yaitu dengan cara pilih “Fill” pada dialog box Format Cells > tab > Horizontal.

Penggunaan Fill.

Pada keadaan tersebut, pengaturan ada dalam keadaan normal (tanpa pengaturan wrap text dan Fill). Hal tersebut memang pengaturan yang umum digunakan dalam kebanyakan kasus, yaitu dengan cara mengatur kembali lebar kolom dan juga tinggi baris, sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.

Kamu bisa menggunakan ikon Format pada grup Cells di tab Home.

Dialog box Row Height
dan Column Widht.

Kamu dapat pula mengatur tinggi baris dan lebar kolom secara visual dengan men-drag garis pemisah antarkolom/barisnya.

Pengaturan tinggi baris dan lebar
kolom dengan mendrag garis pemisah
antarkolom/baris.

Mengatur lebar kolom secara sekaligus.

Hasil pengaturan lebar kolom.

Lakukan eksplorasi untuk hal-hal berikut.

1. Mengatur tinggi baris dengan cara visual (drag garis batas antarbaris).
2. Mengatur banyak baris sekaligus dengan cara visual, lakukan seperti halnya mengatur banyak kolom yang sudah dijelaskan.
3. Cari cara untuk mengembalikan ukuran baris menjadi normal kembali (default), akibat yang kamu lakukan pada nomor 2 di atas.
4. Ketikkan suatu teks, lalu perbesar ukuran font-nya, perhatikan tinggi barisnya, apakah menyesuaikan dengan tinggi font?
5. Kembalikan ukuran font menjadi ukuran semula, apakah tinggi baris menyesuaikan dengan tinggi font?

 

2. Menyisipkan dan Menghapus Kolom, Baris, dan Sheet

a. Menyisipkan Kolom, Baris, dan Sheet

Ada beberapa cara untuk menyisipkan kolom dan baris, atau menambahkan sheet yang baru. Salah satunya kita bisa menggunakan ikon Insert pada grup Cells pada tag Home.

Ikon Insert dan dialog box Insert.

Jika kamu mengklik yang di bawah maka akan muncul pop-up menu dan
1) Jika posisi kursor ada di sel/kelompok sel (bukan dalam posisi seleksi kolom atau baris), alternatif pilihan pada pop-up menu-nya sebagai berikut.

a) Insert Cells. Pilihan yang ada pada dialog boxnya:

• Shift cells right, digunakan untuk menyisipkan sel kosong sebanyak sel yang terseleksi, sel semula dan yang ada di kanannya digeser ke kanan. Format sel baru akan mengikuti sel di kirinya (misalnya, font, lebar kolom, dan sebagainya).
• Shift cell down, digunakan untuk menyisipkan sel kosong sebanyak sel yang terseleksi. Sel semula dan yang ada di bawahnya digeser ke bawah. Format mengikuti sel di atasnya (misalnya, font dan lebar kolom).
• Entire row, untuk menambahkan baris kosong sebanyak sel yang terseleksi, baris semula turun ke bawah. Format mengikuti baris di atasnya.
• Entire column, untuk menambahkan kolom kosong sebanyak sel yang terseleksi, kolom semula geser ke kanan. Format mengikuti kolom di sebelah kirinya.

b) Insert Sheet Rows, digunakan untuk menyisipkan baris kosong sebanyak sel yang terseleksi sebelum posisi kursor dengan format sesuai baris sebelumnya (misalnya, font dan tinggi baris).

c) Insert Sheet Columns, digunakan untuk menyisipkan kolom kosong sebanyak sel yang terseleksi sebelum posisi kursor dengan format sesuai kolom sebelumnya (misalnya, font dan lebar kolom).

d) Insert Sheet digunakan untuk membuat sheet baru (tidak tergantung posisi kursor atau kolom/baris yang terseleksi)

2) Jika kolom dalam keadaan terseleksi, alternatif pilihan pada pop-up menu-nya sebagai berikut.

• Insert Cells, untuk menyisipkan kolom kosong sebanyak kolom yang terseleksi sebelum kolom yang terseleksi dengan format sesuai kolom.
• Insert Sheet Rows: disable (tidak berfungsi karena tidak dalam konteks operasi baris).
• Insert Sheet Columns, menu ini efeknya sama dengan Insert Cells.
• Insert Sheet, fungsinya sama dengan yang dijelaskan sebelumnya.

3) Jika baris dalam keadaan terseleksi. Alternatif pilihan pada pop-up menu-nya sebagai berikut.

• Insert Cells, untuk menyisipkan baris kosong sebanyak baris yang terseleksi sebelum baris yang terseleksi dengan format sesuai baris sebelumnya.
• Insert Sheet Rows, efeknya sama dengan Insert Cells.
• Insert Sheet Columns, disable (tidak berfungsi karena tidak dalam konteks operasi kolom).
• Insert Sheet, fungsinya sama dengan yang dijelaskan sebelumnya.

Adapun jika kamu mengklik yang di atas dan

1. Jika posisi kursor ada di sel/kelompok sel (bukan dalam posisi seleksi kolom atau baris) maka seperti ketika kamu menjalankan Shift cell down.
2. Jika kolom dalam keadaan terseleksi maka seperti ketika kamu menjalankan Insert Sheet Columns.
3. Jika baris dalam keadaan terseleksi maka seperti ketika kamu menjalankan Insert Sheet Rows.

b. Alternatif Cara Menyisipkan Kolom dan Baris

Alternatif menyisipkan kolom dan baris adalah dapat dengan klik kanan atau shortcut. Sama seperti cara yang menggunakan ikon Insert, efek yang ditimbulkan bergantung dengan posisi kursor atau kolom/baris yang diseleksi:

1) Jika kursor berada pada suatu sel atau beberapa sel dalam keadaan terseleksi, kamu bisa menggunakan klik kanan. Hal ini akan memunculkan pop-up menu, lalu pilih Insert, akan muncul dialog box yang sama saat kamu menggunakan ikon Insert dengan klik bagian bawah dari ikon. 

Dialog box Insert.

 2) Jika ada satu/beberapa baris yang diseleksi, lalu klikkanan dan pilih Insert maka efek yang muncul sama dengan pilihan Insert Sheet Rows pada grup Cells. Alternatif selain klik kanan adalah dengan menggunakan shortcut Alt+IR, ini adalah cara paling praktis.

3) Jika ada satu/beberapa kolom yang diseleksi, lalu klik-kanan dan pilih Insert maka efek yang muncul sama dengan pilihan Insert Sheet Columns pada grup Cells. Alternatif selain klik-kanan adalah dengan menggunakan shortcut Alt+IC.

c. Alternatif Cara Menyisipkan Sheet

Alternatif menyisipkan sheet selain menggunakan ikon Insert pada grup Cells adalah sebagai berikut.

1) Klik kanan pada daerah tab Sheet. Aksi ini akan memunculkan pop-up menu. Kemudian, pilih Insert.

Pop-up menu pemilihan Insert.

Ikon/simbol Insert sheet baru.

2) Menggunakan ikon atau simbol di ujung sheet terakhir.
3) Menggunakan shortcut Shift+F11.

d. Menghapus Kolom, Baris, dan Sheet

Seperti halnya menyisipkan kolom/baris/sheet, ada beberapa cara untuk menghapus kolom, baris, atau sheet. Salah satunya, kamu bisa menggunakan ikon Delete pada grup Cells pada tag Home. Ikon Delete ada 2 daerah klik, seperti pada gambar berikut.

Ikon Delete dan dialog box Delete.

Jika kamu mengklik yang di bawah, akan memunculkan pop-up menu dan:

1) Jika posisi kursor ada di sel/kelompok sel (bukan dalam posisi seleksi kolom atau baris), alternatif pilihan pada pop-up menu adalah sebagai berikut.

a) Delete Cells. Pilihan yang tersedia pada dialog box-nya adalah sebagai berikut.

• Shift cells right, akan menghapus sel kosong sebanyak sel yang terseleksi, sel di kanannya akan mengisinya.
• Shift cell down, akan menghapus sel kosong sebanyak sel yang terseleksi, sel di bawahnya akan mengisinya.
• Entire row, baris terhapus sebanyak sel yang terseleksi.
• Entire column, kolom terhapus sebanyak sel yang terseleksi.

b) Delete Sheet Rows, menghapus baris sebanyak sel yang terseleksi.
c) Delete Sheet Columns, menghapus kolom sebanyak sel yang terseleksi.
d) Delete Sheet, menghapus sheet yang dihadapi (ada konfirmasi).

2) Jika kolom dalam keadaan terseleksi, alternatif pilihan pada pop-up menu-nya adalah sebagai berikut.
a) Delete Cells, menghapus kolom sebanyak kolom yang terseleksi.
b) Delete Sheet Rows, disable.
c) Delete Sheet Columns, efeknya sama dengan Delete Cells.
d) Delete Sheet, fungsi sama dengan yang dijelaskan sebelumnya.

3) jika baris dalam keadaan terseleksi. Alternatif pilihan pada pop-up menu-nya adalah sebagai berikut.
a) Delete Cells, menghapus baris yang terseleksi .
b) Delete Sheet Rows, efeknya sama dengan Delete Cells.
c) Delete Sheet Columns, disable.
d) Delete Sheet, fungsi sama dengan yang dijelaskan sebelumnya.

Jika kamu mengklik yang di atas dan:

1. Jika posisi kursor ada di sel/kelompok sel (bukan dalam posisi seleksi kolom atau baris), maka seperti ketika kamu menjalankan Shift cell down.
2. Jika kolom dalam keadaan terseleksi maka seperti ketika kamu menjalankan Delete Sheet Columns
3. Jika baris dalam keadaan terseleksi maka seperti ketika kamu menjalankan Delete Sheet Rows.

e. Alternatif Cara Menghapus Baris dan Kolom

Alternatif menghapus kolom dan baris dapat dilakukan dengan klik kanan. Sama seperti cara yang menggunakan ikon Insert, efek yang ditimbulkan tergantung dari posisi kursor atau kolom/baris yang diseleksi.

1. Jika kursor berada pada suatu sel atau beberapa sel dalam keadaan terseleksi, saat klik kanan, akan muncul pop-up menu. Kemudian, pilih Delete maka akan muncul dialog box yang sama saat seperti ketika menggunakan ikon Delete dengan klik bagian bawah dari ikon.
2. Jika ada satu atau beberapa baris yang diseleksi, lalu klik kanan > Delete maka efek yang muncul sama seperti ketika memilih Delete Sheet Rows grup Cells.
3. Jika ada satu atau beberapa kolom yang diseleksi, kemudian klik-kanan > Delete maka efek yang muncul sama jika pilih Delete Sheet Columns grup Cells.

f. Alternatif Cara Menghapus Sheet

Alternatif menghapus sheet selain menggunakan ikon Delete pada grup Cells, yaitu dengan cara klik kanan pada daerah tab Sheet, lalu pilih Delete.

Pop-up menu.

3. Penggandaan, Penghapusan, dan Pembatalan

Penggandaan sel/kelompok sel adalah kegiatan yang penting dalam aplikasi tabular data. Hal ini dikarenakan
inti operasi dari aplikasi ini adalah pengacuan alamat yang berisi formula dan fungsi, di mana kegiatan peng-copy-an menjadi bagian aktifitas yang memudahkan.

Adapun penghapusan di sini adalah penghapusan isi sel, bukan penghapusan baris atau kolom yang dibicarakan pada Subab sebelumnya.

Pembatalan disini mempunyai pengertian sama dengan pembatalan perintah yang dibicarakan pada pembahasan MSWord.

a. Menyalin (copy) dan Memindahkan (move) Isi Sel

Menyalin atau meng-copy isi dilakukan dengan cara menyeleksi sel atau kelompok sel. Kemudian, menggunakan kombinasi kunci Ctrl+C dan Ctrl+V. Hal ini adalah hal yang umum dilakukan. Cara lainnya adalah sebagai berikut.

1. Klik-drag pada Fill-handle. Lakukan drag ke arah yang ke mana sel akan disalin, yaitu ke kiri/kanan/atas/bawah. Cara ini digunakan untuk tujuan peng-copy-an yang bersambung dengan sel sumbernya.

Fill handle.

2. Tekan tombol Ctrl lalu klik-drag pada garis batas (tepi) sel/kelompok sel, lalu tempatkan pada lokasi yang diinginkan. Cara ini digunakan untuk tujuan peng-copyan di lokasi yang terpisah dengan sel sumbernya.

Melakukan proses peng-copy-an.

3. Klik ganda pada Fill-handle. Syaratnya adalah di samping kiri atau kanannya sudah ada data. Cara ini hanya bisa dilakukan untuk data yang akan di-copy-kan ke bawah. Jadi, ke atas atau ke samping tidak bisa. Ini adalah cara yang paling cepat atau praktis.

Untuk kedua cara tersebut, kamu harus memerhatikan perubahan bentuk pointer. Pada cara ke-1 pointer akan berubah menjadi tanda plus besar. Adapun pada cara ke-2 pointer berupa anak panah dengan tanda plus kecil di sampingnya. Jika kamu lupa lagi dengan perilaku pointer terhadap aksi yang dilakukan kepada sel, kamu bisa membaca kembali pada bab sebelumnya.

Untuk memindahkan isi sel/kelompok sel, dapat menggunakan cara klasik dengan kombinasi Ctrl+X dan Ctrl+V. Cara lain adalah dengan klik dan drag pada pinggir kursor (perhatikan pointer harus berubah menjadi bentuk panah silang).

b. Menghapus Isi Sel

Untuk menghapus isi sel atau kelompok sel (range) yang diseleksi, gunakan tombol Del (Delete).

c. Pembatalan

Untuk pembatalan perintah (Undo) dan membatalkan pembatalan (Redo), gunakan cara umum yang sudah kamu ketahui, yaitu untuk Undo:Ctrl+Z dan Redo:Ctrl+Y.

Latihan :

Kerjakan latihan penggunaan formula dan fungsi berikut ini.

1) Entri data berikut:

2) Buat alamat relatif pada D15, gunakan keyboard untuk menggerakkan kursor dalam menuliskan formula ini (bisa dengan tombol panah). Lalu copy-kan dengan Ctrl+C dan Ctrl+V ke sel di bawahnya.

3) Undo dengan Ctrl+Z. Lakukan copy lagi dengan klik-drag pada Fill handle. Semua cara copy (nomor 1 dan 3) akan menghasilkan tampilan berikut.

4) Perbaiki formula dengan menyorot D15, tekan F2, tekan F4 beberapa kali lihat efeknya. Kamu tekan lagi F4 sehingga alamat ini tertulis =D$15.

5) Copy-kan rumus ini ke bawah (pakai cara yang kamu sukai). Hasilnya harus seperti berikut.

d. Peng-copy-an Khusus: Paste Special

Kamu sudah mengenal Ctrl+V (paste). Selain itu, dikenal juga Paste Special. Melalui Paste Special, kamu dapat menentukan opsi-opsi yang disediakan sebelum paste dilakukan, misalnya seperti pada hal-hal berikut.

1. Ketika ingin meng-copy nilai datanya saja dari sel atau range sel, tidak termasuk formulanya. Karena defaultnya, akan di-copy-kan rumusnya sehingga jika pada tempat yang baru pengalamatannya tidak mengacu ke sel-sel yang seharusnya maka isi sel tersebut tidak seperti yang diharapkan.
2. Ketika ingin meng-copy formulanya saja.
3. Ketika ingin meng-copy format selnya saja.
4. Ketika ingin melakukan operasi tertentu begitu paste dilakukan (menambahkan ke data yang ditimpakan, mengkalikan, mengurangkan, dan sebagainya)

Cara melakukan Paste Special, yaitu setelah menyeleksi dan menyalin sel/range sel dengan Ctrl+C, klik kanan pada daerah yang akan kamu tempatkan data kopian ini, lalu pilih Paste Special. Hal ini akan memunculkan dialog box (lihat tampilannya berikut ini), pilih kebutuhan yang diperlukan.

Dialog box Paste Spesial.

Berikut contoh peng-copy-an tanpa Paste Special, di mana formula yang ter-copy tidak mengacu ke alamat semestinya (kolom K), sehingga jika ingin meng-copy isinya saja, perlu menggunakan Paste Special, kemudian memilih Values (kolom L).

Contoh penggunaan Paste.