Pengurutan dan Penyaringan

Pada Subbab ini, akan dibahas lebih jauh operasi kolom dan baris. Kamu akan belajar bagaimana melakukan pengurutan (sorting), penyaringan (filtering), dan pemanfaatan format dan style siapa pakai.

Pengurutan (sort) adalah menata ulang susunan data berdasarkan kriteria tertentu, misalnya terurut berdasarkan abjad, berdasarkan angka terendah, dan berdasarkan tanggal paling baru.

Adapun penyaringan (filter) adalah menampilkan data secara terbatas berdasarkan kriteria tertentu. Sebagai contoh, misalnya hanya ditampilkan yang laki-laki saja, yang namanya mengandung “RA”, yang lahirnya antara tahun 1980 – 1990, dan menampilkan siswa dengan 10 nilai tertinggi (top ten)..

a. Pengurutan

Untuk melakukan pengurutan, kita bisa gunakan grup Editing yang ada pada tab Home atau grup Sort & Filter pada tab Data.

Grup Editing dan grup Sort & Filter.

Nantinya kamu akan melihat contoh-contoh pengurutan dengan menggunakan data berikut.

Data.

Untuk mengurutkan (sorting), terlebih dahulu kamu harus menyeleksi kelompok sel yang akan diurutkan. Data di atas mempunyai kepala/judul tabel (header), seperti “Nama Anak”, “Gender”, dan sebagainya. Hal ini tentu tidak ikut diurutkan. Jadi, kamu hanya perlu menyeleksi range sel B3:H9.

Setelah data diseleksi, jika kamu memilih A→Z atau Z→A (dari pilihan pada grup Editing tab Home, maupun ikon-ikon Sort & Filter tab Data) maka data yang diseleksi akan diurutkan berdasarkan kolom pertama data yang diseleksi.

Pengurutan A→Z atau ascending (atas ke bawah), merupakan pengurutan dari nilai angka kecil (ditempatkan paling atas) ke angka yang besar (ditempatkan terbawah). Jika kolom pertama berisi angka (numerik), ini akan mudah dipahami.

Jika berisi huruf/abjad seperti nama orang maka akan diurutkan dari abjad rendah (paling awal huruf A) ke abjad di bawahnya sampai terakhir yaitu Z.

Mengapa A dianggap lebih kecil dibandingkan Z? Jika ada sel dengan huruf kecil, manakah yang akan di tempatkan di atas? A atau a? Bagaimana untuk spasi? Misalnya, ada kolom dengan nama “Erna Herlina” dan “Ernawati”, mana yang lebih dulu? “Erna”+spasi atau “Erna”+”w”? Lebih kecil mana karakter spasi dengan huruf w?

Perlu kamu ketahui bahwa setiap abjad mempunyai kode yang sebenarnya berupa angka (numerik). Misalnya, huruf A mempunyai kode karakternya 65, huruf Z kodenya 90, a kodenya 97, spasi kodenya 32, dan sebagainya. Dari informasi ini, sekarang kamu tahu mana yang akan diurutkan jika ada nama “Amir” dan “amir”, atau “Erna Herlina” dan “Ernawati”.

Dalam MSExcel, kode karakter ini dapat kamu ketahui dengan menggunakan fungsi CHAR dan CODE. Perhatikan ilustrasi berikut.

Kembali ke masalah jenis pengurutan, jika kamu gunakan A→Z, tampilannya adalah sebagai berikut.

Tampilan data setelah menggunakan A→Z.

Jika kamu ingin mengurutkan berdasarkan kolom lain (misal tanggal lahir) atau mengurutkan dengan lebih dari 1 kriteria (misalnya nama orang tua dan nama anak) maka gunakan dialog box (dari tab Home grup Editing ikon Sort & Filter > Custom Sort atau tab Data grup Sort & Filter > Sort).

Dialog box Sort ditampilkan seperti berikut ini.

Dialog box Sort.

Di sudut kanan atas disediakan opsi jika data kamu menggunakan kepala tabel (header), sehingga kamu bisa memilih nama header-nya, bukan kolomnya. Perhatikan contoh berikut.

Dialog box Sort.

b. Pengurutan dengan Multi-Kriteria

Pengurutan dengan multi-kriteria artinya mengurutkan data dengan kriteria lebih dari satu. Untuk itu akan diambil contoh untuk mengurutkan berdasarkan nama orang tua dan nama anak sekaligus. Ingat jangan membayangkan berarti kita akan mendapatkan daftar nama orang tua dengan abjad awal (seperti “Amir”) dan nama anak abjad awal juga (misalnya “Ali”). Padahal Ali itu anaknya “Zubaedi”.

Dengan demikian, pengurutan dengan multi-kriteria tetap pada prinsip satu baris sebagai kesatuan kepemilikan. Jadi, pada contoh ini, data akan diurutkan berdasarkan nama bapak (kriteria-1) dan setiap bapak (orang tua) akan mendapatkan data anaknya juga terurut berdasarkan nama (kriteria-2). Caranya tak lain menggunakan dialog box Sort, dengan menambahkan kriteria (klik Add Level).

Dialog box Sort.

c. Penyaringan dengan Filter

Untuk melakukan penyaringan (filtering), kamu dapat menggunakan grup Editing yang ada pada tab Home atau grup Sort & Filter pada tab Data.

Grup Editing dan Sort & Filter.

Kali ini akan dicoba contoh penyaringan dengan menggunakan data yang sama dengan data contoh pengurutan.

Sebelum menerapkan filter, kamu harus menyeleksi datanya terlebih dahulu termasuk header-nya. Dengan demikian, untuk contoh yang akan digunakan ini, kamu seleksi range B1:H9, lalu klik Filter. Pada header tabel akan muncul simbol panah drop down.

Header tabel.

Jika simbol tersebut diklik maka akan muncul pop-up menu yang isinya tergantung kolom tabel yang diklik. Contoh berikut adalah menu yang muncul untuk kolom “Nama Anak” (sebelah kiri), yaitu datanya jenis teks, “Tgl. lahir” (tengah) berupa data bertipe tanggal, dan “Berat” (kanan) untuk mewakili data numerik.

Menu yang muncul tergantung pada kolom
tabel yang diklik.

Tampak pada pop-menu di atas hal-hal berikut.

• Perbedaan istilah untuk pengurutan ascending (sort A to Z, sort Oldest to Newest, dan sort Smallest to Largest). Begitu juga untuk descending antara data bertipe teks, tanggal, dan numerik.
• Perbedaan istilah untuk untuk penentuan kriteria penyaringan lanjut: “Text Filters”, “Date Filters”, dan “Number Filters”

Latihan :
Kerjakan latihan penggunaan sort dan filter berikut ini.

1) Entri data yang dijadikan contoh pembahasan sort dan filter di atas, kemudian lakukan pengurutan berikut ini:

a) Berdasarkan berat badan yang paling berat (descending).
b) Berdasarkan umur yang paling muda.
c) Berdasarkan nama ibu dan anak-anaknya terurut juga berdasarkan tanggal lahir yang paling tua.
d) Berdasarkan gender, setiap gender diurutkan berdasarkan berat badan dari yang paling berat.

 2) Lakukan filter dengan kriteria berikut ini:
a) Tampilkan semua anak kecuali “Laras” dan “Nanindra”
b) Tampilkan yang anak perempuan saja
c) Tampilkan yang nama anak mengandung “as”
d) Tampilkan anak yang umurnya antara (between) tgl. 1-Jan-1992 dan 31- Des-1994
e) Tampilkan anak perempuan yang beratnya antara 30-43 kg