Unsur, Personalia dan Fungsi Administrasi Penyuluhan Pertanian

Ilmu administrasi pada dasarnya merupakan ilmu terapan yang berhubungan dengan kepentingan manusia untuk meningkatkan produktivitas kerja, efektivitas, dan efisiensi (BPLP, 1997). Semua upaya dan kegiatan manusia yang ingin terlaksana dengan tingkat produktivitas, efektivitas, dan efisiensi yang tinggi, harus menjalankan dan menerapkan prinsip-prinsip, norma-norma, kiat-kiat, metode, teknik, dan pendekatan manajemen.

Salah satu tugas administrator adalah mengintegrasikan semua spesialisasi dan sumber daya yang diperlukan dalam satu rasio (perbandingan) terbaik untuk menghasilkan keluaran (output) berupa barang atau jasa. Dengan demikian administrator dituntut kompetensi kerjanya menjalankan fungsi sebagai seorang integrator.

Seorang integrator dituntut kemampuannya menerapkan pendekatan-pendekatan sistem, fungsi deviasi multi disiplin ilmu, keperilakuan, dan lingkungan, serta menjalankan tugas dan fungsinya. Selain itu seorang administrator terutama di bidang penyuluhan pertanian, dapat menggunakan secara optimal sumber daya pendidikan yang tersedia sehingga tercapai tujuan secara efektif dan efisien. 

Unsur unsur Administrasi Penyuluhan 

Pemberdayaan SDM petani sebagaimana yang dimaksud dalam kebijakan Departemen Pertanian tahun 2002, dapat dilakukan melalui program penyuluh yang terarah.

Sebagai salah satu bentuk pendidikan nonformal maka, perlu kegiatan administrasi yang terarah agar dapat mendukung pemberdayaan SDM petani. Mengambil definisi administrasi oleh P. Siagian maka rumusan administrasi penyuluhan sebagai berikut.

Administratif penyuluhan adalah kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan penyuluhan yang telah ditentukan sebelumnya.

Terdapat dua (2) hal penting dari pengertian di atas. 

1. Administrasi penyuluhan adalah suatu proses yang diketahui titik permasalahannya, sedang kapan berakhirnya belum diketahui.
2. Administrasi penyuluhan mempunyai unsur-unsur:

• melibatkan dua orang atau lebih,
• adanya unsur tujuan yang hendak dicapai,
• adanya tugas-tugas yang harus dilaksanakan, dan
• adanya unsur peralatan dan perlengkapan untuk melaksanakan tugas-tugas termasuk waktu dan tempat.

Administrasi penyuluhan memerlukan peralatan dan perlengkapan yang memadai dan ditentukan oleh:

1. Jumlah orang yang terlibat dalam proses administrasi.
2. Sifat tujuan yang hendak dicapai.
3. Ruang lingkup dan aneka ragamnya tugas yang hendak dijalankan.
4. Sifat kerja sama yang perlu diciptakan.

Subsistem Administrasi Penyuluhan

Administrasi suatu kegiatan pada dasarnya terdiri dari sub-subsistem. Satu sistem dengan lainnya merupakan tatanan yang terintegrasi sehingga merupakan suatu kesatuan (unity), keutuhan (wholeness), dan keseluruhan (totality) yang mempunyai tujuan dan mempunyai eksistensi yang teratur. 

Administrasi termasuk administrasi penyuluhan sebagai suatu total sistem harus dapat bergerak sebagai suatu kesatuan yang bulat menuju sasaran dan tujuan, di mana harus terdapat:

1. kesatuan bahasa, 
2. kesatuan pengertian dan pola pikir, 
3. kesatuan tindakan, 
4. kesatuan gerak, 
5. kesatuan arah, dan 
6. kesatuan kecepatan yang sama. 

Kerangka administrasi sebagai suatu total sistem terlihat pada gambar di bawah ini.

Gambar Kerangka Konsepsional Administrasi sebagai Total Sistem

Keterangan: 

1. Manusia 
2. Komunikasi 
3. Human Relation 
4. Decision Making 
5. Leadership 
6. Manajemen 
7. Administrasi

Dari gambaran skematis di atas, dapat dilihat bahwa konsep total administrasi mencakup subsistem manusia, komunikasi, hubungan manusia, pengambilan keputusan, kepemimpinan, dan manajemen. Pada gilirannya mempengaruhi fungsi-fungsi administrasi manajemen dan sumber administrasi manajemen sehingga akan mempengaruhi efisiensi dan tujuan pertanian. Ditambahkan bahwa setiap pemimpin atau manajer memiliki fungsi administrasi yang penting. Oleh sebab itu pemimpin disebut juga administrator (Mardikanto, 1993).

Fungsi Administrasi Penyuluhan Pertanian

Fungsi fungsi administrasi yang harus diperhatikan adalah:

1. administrasi personalia pertanian, 
2. kemudahan dan perlengkapan bagi penyuluhan pertanian, 
3. administrasi keuangan, 
4. pelaporan dan evaluasi serta, dan 
5. hubungan dengan lembaga pertanian terkait.

Pemimpin dalam administrasi penyuluhan dapat saja berupa:

1. Ketua suatu kelompok tani atau yang dikenal dengan kontak tani atau KTNA. 
2. Ketua LSM tertentu yang memiliki hubungan kegiatan penyuluhan di suatu lokasi. 
3. Ketua himpunan petani/peternak/pengrajin pertanian. 
4. Ketua himpunan karya pertanian seperti pengairan, alat pertanian, pengendalian hama penyakit, dan sebagainya. 
5. Pemimpin formal lainnya seperti penyuluh, kepala BPP, BIPP, FKPPI, dan sebagainya. 

Administrasi Personalia Penyuluhan Pertanian 

Untuk dapat mencapai tujuan yang diinginkan diperlukan upaya-upaya yang berkaitan dengan administrasi personalia sebagai berikut.

1. Adanya “kebijakan” personalia yang berupa pemberian pelayanan kepada penyuluh agar dapat bekerja efektif. 
2. Adanya kebijakan personalia agar antar penyuluh dapat bekerja sama. 
3. Jika organisasinya cukup besar, mungkin diperlukan sentralisasi. 
4. Harus ada aturan yang jelas tentang penerimaan dan penempatan personalia penyuluh, aturan perilaku personalia, serta promosi pertanian yang objektif.
5. Setiap staf penyuluhan harus diberi kesempatan untuk berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan. 

Selain bagi penyuluh tersebut, personal dinas penyuluhan pertanian, administrator juga diharapkan dapat melaksanakan fungsi kepemimpinan guna pengembangan dan pembinaan personal penyuluhan.

Dalam administrasi personalia seharusnya ada aturan yang jelas terutama kualifikasi dan fungsi personal penyuluhan. Selain itu, petugas/pemimpin harus dapat menentukan berapa jumlah penyuluh yang dibutuhkan untuk suatu wilayah kerja baik setiap Wilayah Kerja Balai Penyuluhan Pertanian (WKBPP), wilayah kerja kabupaten, atau propinsi; tenaga penunjang juga perlu diperhatikan baik jumlah maupun mutu. Tenaga penunjang seperti penyuluh sukarelawan/kontak tani, ketua LSM, petugas Koperasi Unit Desa (KUD), dan sebagainya sangat diperlukan dalam setiap program penyuluhan di suatu lokasi. 

Kemudahan Bagi Penyuluh

Berbeda dengan penelitian, kegiatan penyuluhan dapat hanya dengan sarana terbatas dan kantor seperlunya. Sebenarnya sarana yang strategis bagi penyuluh adalah sarana mobilitas yang memadai. Dengan sarana ini, penyuluh dapat melaksanakan tugas dan mobilitas yang tinggi sehingga menambah efektivitas dan efisiensi kegiatan. Namun demikian, sarana lain terutama bagi penyuluh juga diperlukan, seperti sumber daya material, perumahan, dan sebagainya.

Pengelolaan Keuangan

Keuangan dipandang menentukan kuantitas maupun kualitas kegiatan penyuluhan. Sumber dana yang cukup akan membantu kelancaran tugas-tugas penyuluhan.

Di dalam pengelolaan keuangan, di samping kebutuhan rutin, seperti gaji dan upah, biaya perjalanan, juga dibutuhkan pendanaan untuk kegiatan penyuluhan, seperti pengujian lapang, informasi dan publikasi, pengembangan personal, pengembangan sistem manajemen, dan lain-lain.

Pelaporan dan Evaluasi

Salah satu kendala yang sering dijumpai dalam administrasi penyuluhan adalah lemahnya sistem pelaporan dan evaluasi, baik yang dibuat oleh administrator/staf administrasi, maupun penyuluh lapangan dan penyuluh spesialis. Kegiatan yang masih dipandang lemah adalah kalender kerja (Rencana Kerja Penyuluhan Pertanian/RKPP), program penyuluhan, laporan perkembangan kegiatan, dan laporan hasil kegiatan.

Di lain pihak, sering kali dijumpai sistem pelaporan yang terlalu beragam dan terinci sehingga menyita banyak waktu dan mengganggu kelancaran kegiatan penyuluhan itu sendiri. Karenanya diperlukan sistem pelaporan yang sederhana tetapi cukup memadai.

Hubungan Dengan Lembaga Lain

Kelembagaan lain yang dipandang mendukung penyuluhan pertanian terutama di tingkat pedesaan adalah kelompok tani, kelompok LSM, Koperasi Unit Desa (KUD), BRI, atau organisasi praktisi khususnya bidang pertanian, seperti kelompok pengairan, dan sebagainya. Kelemahan yang sering ditemui terutama adalah kurang terjalinnya komunikasi yang akrab dinas penyuluhan dengan pusat-pusat informasi, seperti lembaga penelitian, perguruan tinggi, lembaga pemberitaan, dan pihak swasta yang berperan penting.

Conclusion

Administrasi penyuluhan adalah kerja sama di antara dua orang atau lebih dalam bidang penyuluhan yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan penyuluhan yang telah ditentukan sebelumnya. 

Administrasi penyuluhan mengandung dua pengertian, yaitu: 

1. Suatu proses yang diketahui titik permulaannya sedang kapan berakhir tidak diketahui. 
2. Administrasi penyuluhan mempunyai unsur-unsur, pelaku tani dua orang, seperti petani dan penyuluh; tujuan penyuluhan, seperti peningkatan KUD; serta tugas yang harus dilaksanakan, seperti pencatatan, jadwal, perlengkapan dan peralatan, dan sebagainya. 

Administrasi suatu kegiatan merupakan suatu sistem yang menghendaki kesatuan berbagai subsistem, yaitu kesatuan bahasa, kesatuan pola pikir dan tindakan, gerak, arah dan kecepatan. Dalam kegiatan penyuluhan, fungsi fungsi yang harus diperhatikan mencakup fungsi personalia (penyuluh, petani, staf BPP, dsb), kemudahan perlengkapan bagi penyuluhan, administrasi keuangan, pelaporan dan evaluasi, serta hubungan dengan lembaga-lembaga pertanian terkait.